Club de danse sociale de dorval
Réglements Généraux

 

La langue utilisée pour rédiger ce document est l’anglais. Le genre masculin est utilisé dans ce document pour en faciliter la lecture et est sans discrimination.

1.0 DISPOSITIONS GÉNÉRALES

1.1 Titre

Ce document sera connu comme les « Règlements Généraux » du Club de Danse Sociale de Dorval (Rules and Regulations of the Dorval Social Dance Club).

1.2 Nom

Cette organisation sera connue sous le nom de «Le Club de Danse Sociale de Dorval/The Dorval Social Danse Club». (Le Club)

1.3 Domicile

L’adresse de cette organisation sera le 1335 Bord du Lac, Dorval, H9S 2E5

1.4 Définitions

À moins que le contexte indique ou déclare le contraire, les expressions suivantes, les termes ou les mots qui apparaissent dans cette entente, auront la signification suivante

  1. a) Le “Club” signifiera Le Club de Danse Sociale de Dorval, une organisation à but non lucratif
    b) L’“exécutif” signifiera le comité exécutif du Club de Danse Sociale de Dorval.
    c)“En règle” signifiera un membre qui a payé ses frais pour une session complète.
    d) La Cité signifiera la Cité de Dorval.

Affiliations

Le service loisirs et culture de la Cité reconnaît le Club comme étant l’agence gouvernante d’une organisation à but non lucratif de danse sociale.
Le directeur du service loisirs et culture désignera un représentant au Club qui servira de liaison entre la Cité et le Club et qui assistera le Club sur n’importe lequel et tous les sujets concernant les activités et les opérations.
Le Club avisera le représentant du directeur de toutes les réunions.

1.6 Buts et objectifs

Les buts et objectifs du Club sont :

  1. a) De promouvoir, d’organiser et d’administrer la danse sociale pour couples telle qu’elle est définie par le Club; et
    b) D’encourager l’apprentissage, par la pratique et le loisir, de la danse sociale ; en accord avec ce document.

2.0 ADHÉSION

2.1 Résidents
L’adhésion est ouverte aux résidents de la Cité, sans égard au sexe, à la religion, à la profession, la couleur ou la citoyenneté.

2.2 Non-résidents
Les non-résidents seront acceptés lorsque les résidents de la Cité auront été satisfaits.

2.3  Sessions de danse

Le Club offre deux sessions de 15 semaines de cours par année, une à l’automne (Septembre à Janvier) et l’autre à l’hiver (Janvier à Mai). Les membres sont tenus de s’y inscrire lors d’une période d’inscription pour chacune des 2 sessions. L’adhésion au Club oblige les membres à suivre les leçons de danse du club.

2.3.1 Tous les membres devront soutenir, observer et se conformer aux règlements du Club.

. Un membre qui s’absente pendant plus de cinq leçons lors d’une même session ne peut pas continuer d’assister aux pratiques plus souvent qu’aux leçons. S’il continue d’assister aux pratiques et non aux leçons, l’exécutif l’informera par écrit des règlements du Club exigeant la présence aux leçons. Si le membre continue d’assister aux pratiques seulement et non aux leçons, l’exécutif peut considérer qu’il cherche à contourner l’article 2.3, et peut mettre fin immédiatement à son adhésion. En pareil cas, les frais de l’adhésion ne sont pas remboursés. L’exécutif se garde le droit de considérer chaque dossier sur une base individuelle.

2.4Les personnes de soixante quinze (75) ans et plus, qui ont été membre du club au moins deux ans durant les derniers cinq ans, et qui ne veulent pas continuer à suivre des leçons de danse recevront une adhésion gratuite pour les pratiques de danse. Cette adhésion n’accorde aucun droit ou privilège accordé aux membres en règle sinon ceux de pouvoir assister aux pratiques de danse et à l’AGA.

Adhésion au Club 5 L’adhésion comme membre au Club sera limitée aux personnes de 18 ans et plus. De plus, lorsque des invités sont autorisés à assister à un événement organisé par le Club, ils doivent avoir l’âge précité, à moins d’une dérogation du comité exécutif.

3.0 L’EXÉCUTIF

3.1 Le comité exécutif est habilité à diriger les affaires quotidiennes du Club.

3.2 Le président, trésorier et un autre membre de l’exécutif seront les signataires. Deux(2) de ces trois(3) signatures seront requises sur tous documents légaux, incluant les chèques. Seulement un (1) membre d’un couple sur l’exécutif peut signer le même document légal.

3.3 Tous les membres de l’exécutif seront requis de participer et de passer le processus de filtrage des bénévoles tel qu’établi par les politiques de l’Association Athlétique de Dorval et de la Cité. Ceci consiste en une enquête policière et une entrevue.

3.4 Un quorum pour une assemblée de l’exécutif existe lorsque la majorité du comité est présente.

3.5 Lorsqu’un poste est laissé vacant, l’exécutif peut nommer un membre à ce poste.

3.6 L’exécutif aura le pouvoir de discipliner un membre pour cause. Un membre qui est soumis à des mesures disciplinaires aura le droit à un une audition et l’avis inclura la nature de l’accusation qui est portée contre le dit membre.

3.7 Pour des raisons légitimes, les membres de l’exécutif peuvent être admis à compléter leur mandat sans être membre règle du club et pour les besoins d’élection seront jugés être membre en règle.

3.8 À chaque année, et avant le début de la session d’automne (au plus tard le 15 juillet), le comité soumet à la Cité, un contrat écrit et dûment signé par deux de ses membres et un instructeur de danse qualifié.

3.9 Chaque membre du comité exécutif sera élu pour une période de deux ans.

A la fin de son mandant, le président sortant pourra agir à titre de consultant pour le comité. Dans l’éventualité où le président sortant ne pourrait pas servir, l’exécutif pourrait demander à un président antérieur de combler ce poste.

A la fin de la première année de chaque mandat, un vote de confiance sera soumis à l’assemblée générale annuelle AGA. Une majorité est requise pour que la personne continue. Si la majorité n’est pas obtenue l’article 3.5 prendra effet.

TÂCHES ADMINISTRATIVES
Les tâches des membres de l’exécutif sont les suivantes :

4.1 Président

Le président devra
• Siéger à tous les assemblés de l’exécutif, les assemblées spéciales et l’assemblée générale annuelle (AGA).
• Agir comme délégué avec les associations reconnues qui sont affiliées avec le club ainsi qu’avec les représentants de la Cité.

4.2 Vice-président

Le vice-président devra :
• Assumer les responsabilités du président, en son absence, et ;
• Assumer le pouvoir et les responsabilités qui lui seront assignés par l’exécutif.

4.3 Trésorier

Le trésorier devra :
• Garder les livres et registres financiers se rapportant aux opérations du Club et s’assurer qu’ils sont révisés et acceptés par le vérificateur nommé à la dernière AGA ;
• Préparer un bilan mensuel pour discussion et approbation de l’exécutif ;
• Appliquer les contrôles tels que recommandés par le délégué des directeurs ;
• Préparer les rapports financiers qui sont requis par le délégué des directeurs ainsi que le rapport financier annuel pour présentation à l’AGA ; et
• Être responsable des recettes et dépenses approuvées des fonds du Club.

4.4 Secrétaire

La secrétaire devra :
• Prendre les présences à chaque assemblée et garder un registre des procès-verbaux ;
• Garder les procès-verbaux détaillés de toutes les assemblées et les distribuer aux membres de l’exécutif et au délégué des directeurs ;
• S’assurer que les Règlements Généraux du Club sont à jour et reflètent la situation actuelle du Club;
• Agir comme secrétaire à la correspondance et s’occuper de toute la correspondance qui concerne les affaires du Club ; et
• Émettre toutes les convocations verbales et écrites pour les réunions de l’exécutif et l’AGA.

4.5 Registraire

Le registraire devra :
• Prendre et compiler les inscriptions ;
• Mettre la liste de membres à jour sur une base régulière ;
• Être responsable des communications avec les membres au besoin ;
• Aider la secrétaire à émettre la correspondance aux membres du Club.

4.6 Directeur des danses

Le directeur des danses devra:
• Être responsable des danses au cours de l’année et faire le recrutement des bénévoles requis pour ces danses; et
• Agir comme agent de liaison entre le Club et le personnel nécessaires lors des danses

4.7 Directeur de musique

  • Le directeur de musique devra:
    • Être responsable des sessions de pratiques; • Être responsable pour animer musicalement (Deejayer) les danses durant l’année tel que décidé par l’exécutif

4.8 Représentant internet

  • Le représentant internet agira comme agent d’information gardant le site du Club à jour.

5.0 STRUCTURE DES FRAIS

5.1 L’exécutif devra revoir chaque année les frais d’inscriptions.

5.2 Les frais d’inscription sont payés intégralement pendant la période d’inscription de chaque session.

5.3 Les frais d’inscription sont payables en entier en argent comptant ou par chèque libellé au nom du Club et sont non remboursables sauf si une raison valable est démontrée au comité exécutif.

6.0 ASSEMBLÉES

6.1 Assemblée générale annuelle

  1. a) L’assemblée générale annuelle aura lieu au mois de juin, à une date et une heure à être fixées par l’exécutif. Les membres en règle devront être avisés par écrit au moins quatorze (14) jours avant ladite assemblée.
  2. b) Au moins un (1) mois avant l’AGA l’actuel exécutif devra nommer un comité de nomination afin de recruter des candidats, membre en règle, pour l’élection du nouvel exécutif. N’importe quel membre en règle au moment des élections peut poser sa candidature et voter pour un poste dans l’exécutif, et doit indiquer son intention au comité de nomination au moins une semaine complète avant l’AGA. Dans l’éventualité qu’aucune proposition pour ce poste n’a été reçu des propositions pour ce poste peuvent être faite à l’AGA. Seuls les résidents de la Cité sont éligibles aux postes de président, vice-président, trésorier et secrétaire.
  3. c) Le but de l’assemblée générale annuelle est de : 1) permettre à l’exécutif de faire son rapport sur les activités de l’an passé ; ii) d’élire le prochain exécutif et iii) d’élire le vérificateur pour les rapports financiers de l’an prochain.
  4. d) Seuls les membres en règle qui assistent à l’assemblée générale annuelle peuvent élire l’exécutif. S’il y a plus d’un candidat pour un poste, ces membres voteront par bulletin secret.
  5. e) Le quorum requis pour l’AGA ou assemblée spéciale est de 15% des membres au moment de la demande d’assemblée. S’il n’y a pas quorum au moment de l’assemblée générale annuelle, alors l’assemblée générale annuelle aura lieu le mercredi suivant, sans autre avis et le nombre de personnes présentes à l’assemblée constituera un quorum.

6.2 Tous les membres peuvent demander, par écrit, avec la signature de dix(10) membres, que le comité rencontre le(s) membre(s) pour discuter de sujets particuliers. L’exécutif doit rencontrer le(s) membre(s) dans un délai de deux (2) semaines après la réception de la demande écrite.

7.0 MODIFICATIONS

7.1 Tous les membres peuvent proposer une modification moyennant un avis écrit envoyé deux (2) semaines avant l’AGA ou l’assemblée spéciale.

7.2 Les propositions reçues par le comité exécutif doivent être faites à l’AGA ou à l’assemblée spéciale et approuvées par un vote de deux-tiers (2/3) des personnes présentes.

8.0 ANNÉE FISCALE

8.1 L’année fiscale est du 1er juin au 31 mai.

8.2 Les livres devront être vérifiés par le vérificateur nommé à l’AGA (pas nécessairement un comptable).

9.0 DISSOLUTION
Dans le cas d’une dissolution, tous les actifs et passifs du Club seront remis à la Cité. Lorsque possible, les actifs seront utilisés pour encourager le développement de la danse sociale dans la Cité.

10.0 PROVISIONS SPÉCIALES

10.1 La liste des membres ne doit pas être vendue, distribuée ou afficher publiquement.

10.2 Aucun membre de l’exécutif ne devra profiter financièrement ou tirer avantage de sa position sur l’exécutif. Ce paragraphe ne s’applique pas à la coutume de récompenser les membres de l’exécutif en leur donnant une admission ou des breuvages gratuits aux danses. Adhésion au Club